7 tipov, ako jednoducho zlepšiť time management

Autor: Mária Mahútová, Tatra banka a.s. | 25.06.2019 | 3 min. čítania

...a to nie len v práci. Time management využívame aj v osobnom živote, len si to málokedy uvedomujeme. Aj vy sa chcete zlepšiť v plánovaní, ale stále neviete ako? Ponúkame vám návod, ako využívať svoj čas efektívnejšie.

Letné počasie nás prirodzene ťahá von. V kalendároch sa snažíme vytvoriť si priestor na príjemné prechádzky, športové aktivity či posedenia s priateľmi. Práve v tomto období máme oveľa vyššiu motiváciu zlepšiť svoj time management. Týchto 7 tipov vám pomôže, ako na to:

1. Analyzujte svoje aktivity
Na začiatku potrebujete zistiť, čomu všetkému sa počas dňa venujete. Zapíšte si, aké aktivity cez deň robíte. Odborníci radia, aby ste analýze venovali aspoň týždeň. Takto získate prehľad o činnostiach, ktoré robievate pravidelne a aj o tých, ktoré sa vyskytnú nečakane alebo raz za čas.

Ako to urýchliť: Máte pocit, že to je príliš zdĺhavé? Pohodlne sa usaďte (najlepšie na terase s pekným výhľadom a obľúbeným nápojom v ruke) a napíšte si naraz všetky vaše činnosti, ktoré vám práve napadnú. Zaberie vám to 10 minút. Zoznam môžete kedykoľvek a podľa potreby dopĺňať či meniť.

2. Začnite najdôležitejšími úlohami
Zoznam je na svete. Teraz v ňom zoraďte úlohy od najdôležitejších po najmenej dôležité. Napíšte si aj približný čas, ktorý vám aktivity zaberajú.

Zoznam majte stále pri sebe, aby ste s ním vedeli kedykoľvek pracovať. Pomôžu vám aplikácie ako napríklad Wunderlist, Evernote či Google Keep.

3. Zistite, kde môžete ušetriť čas
Už viete, koľko času strávite na jednotlivých úlohách. Poďme sa teraz pozrieť, pri ktorých aktivitách viete čas ušetriť.

Ako ušetriť čas: Napríklad surfovanie na internete či sociálnych sieťach sa dá vždy stlačiť na minimum. Multitasking v práci znižuje koncentráciu a výkonnosť. Potrebujete sa sústrediť na jednu vec? Vypnite si mailové notifikácie, stíšte si telefón, naučte sa povedať NIE kolegom s úlohami, ktoré vedia počkať alebo ktoré viete delegovať na iných. Úlohu tak dokončíte oveľa skôr a získate ďalší čas pre seba.

4. Deň má 24 hodín
Viete, kedy nastáva frustrácia z toho, že nič nestíhate? Keď chcete za jeden deň stihnúť všetko. Áno, každý by chcel byť raz Supermanom alebo Wonder woman. Ale aj dobrý time management je schopnosť, ktorej potenciál vie málokto využiť naplno.

Vytvorte si denný TO-DO list: Rozložte si jednotlivé úlohy zo zoznamu nielen podľa dôležitosti, ale aj podľa času, ktorý vám zaberú. Zistíte tak, čo viete reálne stihnúť za jeden deň.

5. Čo sa dá vybaviť online, vybavte online
Digitálne technológie nám pomáhajú zrýchliť mnoho úloh, aby sme mali viac chvíľ pre seba.

Je pre vás nakupovanie v kamenných obchodoch strata času? Využite e-shopy. Chcete nakúpiť ovocie a zeleninu na trhu, ale po práci to už nestihnete? Pomôžu vám online farmárske trhy, ktoré vám dovezú všetko, čo potrebujete, priamo domov. Potrebujete vyriešiť niečo v banke? Dnes už nemusíte navštíviť pobočku. Stačí vám na to telefón alebo prístup k internetu.

Toto vybavíte v Tatra banke bez návštevy pobočky:
Pomôžu vám Internet banking^TB, aplikácia Tatra banka či kontaktné centrum DIALOG Live.

Chcete poznať aj ďalšie služby, ktoré viete vybaviť online? Nájdete ich v sekcii Pomoc a podpora.

6. Work-Life balance
Nie vždy sa dá udržať pracovný a osobný život v rovnováhe. Prijmite fakt, že sú obdobia, kedy je nerovnováha v poriadku. Z času na čas potrebujete napríklad potiahnuť dlhšie v práci. Nalaďte sa na momentálne priority. Zároveň však myslite aj na vaše životné hodnoty a nedopusťte, aby akákoľvek nerovnováha trvala príliš dlho.

Všetko je o komunikácii. Vysvetlite svojmu okoliu, keď niečo nestíhate alebo potrebujete viac času, než ste predpokladali. Tiež sa nebojte požiadať o pomoc. Rodina, kolegovia či známi vám radi pomôžu alebo vás lepšie pochopia. Predídete tak zbytočným nedorozumeniam a napätým vzťahom.

7. Odmeňte sa
Vždy sa nájde nejaká ťažká úloha, prípadne práca, ktorá vás nebaví, ale musí byť hotová. Už teraz viete, že vám vezme energiu? Odmeňte sa. Naplánujte si hneď po jej dokončení aktivitu, vďaka ktorej sa vám energia vráti. Prípadne si náročnú úlohu rozložte na viac častí (jasné, môžete sa odmeniť za každú dokončenú časť) a uvidíte, že ju začnete vnímať lepšie, ako sa na prvý pohľad zdalo.

Rýchlym dobitím energie môže byť aj maličkosť. Napríklad dobré jedlo, oddych pri obľúbenej hudbe, stretnutie s priateľmi, šport alebo malá chvíľka pre seba. Skúste sa občas odmeniť aj niečím vzácnym, čo si bežne nedoprajete. Zistíte tak, čo na vás lepšie funguje.

Začiatky sú vždy ťažké. Odborníci hovoria, že vytvoriť si zvyk trvá približne 3 týždne. To platí aj pri prechode na nový time manažment. No dobrý pocit na konci každého dňa bude skutočne stáť za to.