Ako zvládnuť účtovníctvo ako živnostník Ako zvládnuť účtovníctvo ako živnostník

Ako sa vysporiadať s účtovníctvom pri živnosti?

V tejto časti SZČO? sa pozrieme na tému, ktorá mnohým začínajúcim, ale aj fungujúcim živnostníkom spôsobuje vrásky na tvári. Ako sa vysporiadať s účtovníctvom pri živnosti, nám poradí Ján Svočák, konateľ a daňový poradca spoločnosti TaxWise.

Z účtovníctva máme stres, lebo nie je úplne jednoduché a môžeme sa v ňom celkom slušne zamotať. Vieme si viesť účtovníctvo na živnosť aj sami? Ak áno, ako na to? Alebo je predsa len lepšie zveriť sa do rúk odborníkom?

Určite si vieme robiť účtovníctvo aj sami, legislatíva to umožňuje. Čo na to potrebujeme? Určite nejaký fakturačný nástroj alebo aspoň vzor faktúry, ktorú si budeme vytvárať, keď budeme fakturovať. Prípadne registračnú pokladňu, ak pracujeme s hotovosťou. Za predpokladu, že si nevedieme len daňovú evidenciu, kde sa zahŕňajú iba príjmy a náklady, tak budeme potrebovať účtovný softvér, v ktorom si účtovníctvo vedieme. A potom, samozrejme, keďže živnostníci a eseročky majú povinnosť komunikovať s finančnou správou elektronicky, potrebujeme počítač a trošku aj technickú zdatnosť.

 

Kedy viesť jednoduché a kedy podvojné účtovníctvo?

Živnostníci si môžu vybrať, môžu viesť jednoduché alebo podvojné účtovníctvo. Právnické osoby majú povinnosť viesť podvojné účtovníctvo. Keďže živnostníci majú na výber, už tu sa dostávame do roly optimalizácie príjmov. Aj keď si to možno veľa ľudí neuvedomuje, pri jednoduchom účtovníctve verzus podvojnom účtovníctve je rozdiel v tom, ako sa pozeráme na príjmy a výdavky, respektíve náklady a výnosy. Pri jednoduchom účtovníctve ideme modelom cash basis, to znamená, že to, čo dostanem na účet a to, čo zaplatím z účtu, mám v danom daňovom období v daňovom priznaní. Pri podvojnom účtovníctve to funguje inak. Tam sa pozeráme na to, kedy sme službu dodali a kedy sme službu my nakúpili alebo bola dodaná nám. V podstate vieme takýmto spôsobom optimalizovať základ dane. Uvediem ľahký príklad: V prípade, ak by som nakupoval nejaké služby, kde by bola dlhá lehota splatnosti, tak keby som išiel jednoduchým účtovníctvom, pre mňa by to bol náklad vtedy, keď som to zaplatil. Ak ale idem podvojným účtovníctvom, tak pre mňa to bude nákladom vtedy, keď som reálne tú službu dostal. To znamená, že môže vzniknúť pomerne veľký rozdiel medzi tým, z čoho budem v danom roku počítať daň.

Pokiaľ ide o vedenie účtovníctva živnosti, aké sú všetky naše povinnosti?

Rozdelil by som to do dvoch kategórií. Prvé sú registračné povinnosti, to znamená registrácia pre daň z príjmov fyzických osôb. Ak by sme mali zamestnancov, tak aj pre daň zo závislej činnosti. V prípade, že budeme využívať motorové vozidlo, registrácia pre daň z motorových vozidiel. No a ak by sme mali zamestnancov, tak aj prihláška do Sociálnej poisťovne a do zdravotných poisťovní. To sú registračné povinnosti. Potom máme mesačné, kvartálne, prípadne ročné povinnosti. Napríklad podať daňové priznanie pre fyzické osoby. Keď máme vozidlo, tak podať daňové priznanie z motorových vozidiel. Ak sme platiteľom DPH, podať daňové priznanie z DPH. Ak máme zamestnancov, tak podávať mesačné prehľady, respektíve koncoročné hlásenia. Tých povinností je pomerne veľa a už tu asi začíname prichádzať na to, prečo by som neodporúčal, aby si niekto robil účtovníctvo sám.

Je ešte niečo, čo môže živnostníkovi v rámci účtovníctva skomplikovať život?

Živnostník si určite musí sledovať termíny. Lebo, samozrejme, všetky povinnosti majú nejaký čas, dokedy ich treba splniť. Takisto neustále sa meniaca legislatíva, ktorá je navyše v aktuálnej situácii ešte podporená rôznymi pandemickými opatreniami. Tých bolo tento rok neuveriteľne veľa a aj chýb, ktorých sa dopúšťali podnikatelia, bolo neskutočne veľa. Nebolo to ani tak spôsobené tým, že by oni nevedeli, ale jednoducho tie opatrenia prichádzali v takých krátkych intervaloch a v takých obrovských množstvách, že aj my v našej spoločnosti sme traja ľudia nonstop študovali opatrenia, ktoré boli, a snažili sa to našim zákazníkom posunúť ďalej. Keď si zoberiete podnikateľa, či už je to remeselník alebo vykonáva akúkoľvek inú činnosť, tak jednoducho nemá na toto absolútne čas, potrebuje si robiť svoju prácu. Teda, ak momentálne nejakú má. A veci typu, na aký príspevok má momentálne nárok a podobne, treba radšej zveriť niekomu, kto sa tomu rozumie a hlavne, kto má čas to študovať. Stalo sa mi zopár takých prípadov, že som bol so známym, ktorý mi hovoril, že oni si vôbec nepodali žiadosť, lebo účtovníčka to ani nevedela. Čiže tu zase už prichádzame k úvahe, kto je ten účtovník, ktorému zverujem veci, a či je kvalitný alebo či je menej kvalitný. Práve v krízových situáciách sa potom prejaví nejakým spôsobom aj tento faktor.

V akých prípadoch sa oplatí, aby bol živnostník platcom DPH, resp. aby DPH neplatil?

V zásade sú tri kritériá, podľa ktorých by som sa rozhodoval. Prvé je, čo dodávame, či tovar alebo službu. Druhá je, komu dodávame, či fyzickým osobám alebo právnickým osobám, platiteľom DPH. A tretie také menej významné, ale takisto kritérium je, od koho a čo nakupujeme. Uvediem príklad: Predávam služby fyzickým osobám, mám málo alebo žiadne náklady. Tak v tom prípade sa mi neoplatí byť platiteľom DPH, kým nedosiahnem povinný obrat, kde štát alebo Zákon o DPH dáva možnosť sa rozhodnúť. A zase naopak, ak napríklad robím s tovarom a nakupujem od platiteľov DPH a predávam platiteľom DPH, tak nemôžem byť neplatiteľ, lebo vlastne na každej zákazke stratím 20 percent. Alebo inak, konkurencia dokáže ponúkať tovary o 20 percent lacnejšie a má pritom rovnakú maržu ako ja.

Už sme si povedali, že náš život bude určite jednoduchší, keď budeme mať účtovníka a bude ešte kvalitnejší, ak budeme mať dobrého účtovníka. Kde ho hľadať?

Určite najlepší spôsob ako hľadať dobrého účtovníka sú referencie. Každý poznáme niekoho, kto podniká. Určite by som išiel týmto smerom, pýtať sa ľudí, aké majú skúsenosti. Potom sú rôzne podnikateľské skupiny, kde sa účtovníci snažia bezplatne radiť a tým pádom získavajú nejaký kredit. Ak ich podnikateľ dlhšie sleduje, tak už v zásade aj vidí z reakcií druhých ľudí, či je ten človek zdatný alebo menej zdatný. To je možno taká druhá kategória, kam by som sa išiel pozerať. A potom, samozrejme, reklama. Ale aj napriek tomu, že aj my máme reklamy na vedenie účtovníctva, je tam vždy istá bariéra, klienti sa boja. Pretože nikdy neviete, komu sa zveríte do rúk.

Doba je ťažká a nie všetci si môžu dovoliť platiť účtovnícku firmu alebo účtovníka, ktorý im pravidelne pomáha. Stačí účtovník len na podanie daňového priznania, ak by sme potrebovali minimalizovať tento výdavok?

V zásade áno, môže to byť tak. Ja ako živnostník si budem viesť účtovníctvo a účtovník mi len podá daňové priznanie. Ale dovolím si poznamenať dve veci. Prvá je, že rozdiel medzi účtovníctvom a daňovým poradenstvom je extrémne malý. Daňové poradenstvo je definované ako poradenstvo pri výpočte daní a odvodov a toto v podstate už je tak úplne na hrane, lebo ten človek príde k nejakým údajom a má z toho urobiť daňové priznanie. Tie údaje si nerobil sám. Čiže sa musí spoľahnúť na to, že sú dobré a tým pádom v podstate už robí nejaké poradenstvo. A druhé kritérium je efektivita. Lebo ak to chce niekto urobiť dobre, tak si to musí skontrolovať. A keď si to už kontroluje, tak v podstate prechádza to účtovníctvo celé. Dnes sú na trhu softvéry, ktoré, ak máte zaúčtované správne, urobia vám daňové priznanie dobre. Ale dôraz by som dal na to, že je všetko zaúčtované správne a tam je gro práce toho človeka. Aj keď robíte s jedným tovarom alebo s jednou službou, niekto vám to môže pomôcť nastaviť a vy to v podstate už robíte stále dookola za predpokladu, že sa nezmení zákon. Ale už sme opäť pri tom, že si to nedokážete urobiť celkom sami, lebo vám vždy musí niekto kvalifikovaný pomôcť.

Čiže program môže pomôcť, ale účtovníka nenahradí?

Áno. Momentálne sa trh so softvérom rýchlo vyvíja a už dlho vychádzajú rôzne štúdie, kde sa hovorí o účtovníkovi ako o jednej z profesií, ktorá bude veľmi rýchlo nahradená umelou inteligenciou. Keďže ide o opakované procesy, ktoré sú v podstate o tom, že idete dávať niečo z papiera do digitálu. Aj my vo firme sme si už pred rokom a pol povedali, že toto je budúcnosť a začíname pracovať na účtovnom softvéri, ktorý bude v podstate všetko zgrupovať a bude to podporovať aj umelá inteligencia. Ale nie sme jediní. Na trhu je veľa firiem, ktoré robia podobné veci a ja som presvedčený, že v priebehu dvoch, troch rokov už účtovníctvo ako také nebude existovať. Bude to fungovať úplne ináč a celý trh sa radikálne zmení a zmení sa v prospech používateľov a živnostníkov, ktorí nebudú musieť absolútne nič riešiť. Služby budú online, budú lacnejšie a vo všeobecnosti to bude v prospech. Lebo automatizácia tu jednoducho je a nikto ju nedokáže zastaviť.

Aké povinnosti má účtovník?

V ideálnom prípade úplne rovnaké ako má podnikateľ. Ale, samozrejme, je to o tom nastavení. Vy ako podnikateľ si môžete povedať, že necháte všetko komplet na účtovníka a nech nesie zodpovednosť v prípade, ak zabudne nejaký termín alebo niečo urobí nesprávne. Toto je prístup, ktorý by som vždy odporúčal. Existuje však aj niečo medzi. Ja si budem fakturovať, ja budem robiť rôzne veci a účtovník bude robiť len ten zvyšok. Ale potom sa stáva, že dochádza ku kolíznym situáciám typu „ja som si myslel, že ty to urobíš“. Preferované riešenie preto je, že si to necháme celé outsourcovať a budeme mať čas na svoje veci. Som remeselník, robím svoju robotu a účtovník sa mi postará o účtovné záležitosti. Pri malých živnostníkoch, ktorí naozaj nemajú veľa faktúr, nie je cena za účtovníctvo vôbec veľká.

Keď nechám na svojom účtovníkovi celú správu a došlo by náhodou k nejakej chybe, keď by sme mali napríklad platiť pokutu štátu alebo podobne, tak potom zodpovednosť prechádza na účtovníka?

Znova je to len o nastavení medzi mnou a účtovníkom. Štát bude vymáhať pokutu od podnikateľa. Potom záleží od toho, ako sú nastavené zmluvy, respektíve ako sú nastavené vzťahy. Každý je omylný, aj nám sa sem-tam stane, že sa niečo nepodarí. Keď sa podáva 250 daňových priznaní, niekedy sa stane, že niečo neprejde. Jednoducho toto berieme automaticky, že ak príde náhodou nejaká pokuta, tak ju platíme a myslím si, že takto by to malo fungovať. Ale, samozrejme, keď príde k nejakej vysokej sankcii alebo pokute, potom už je to potrebné mať aj v zmluvách, aby bol klient chránený a aby si bol účtovník vedomý toho, že to riziko nesie. Účtovníci zvyknú byť aj poistení a napríklad my ako člen Komory daňových poradcov musíme dokonca byť povinne poistení.

Vedeli by ste nám poradiť, aký je rozdiel medzi dobrým a zlým účtovníkom? Na čo si treba dávať pozor, čo si všímať, čo možno dobrý účtovník vie zachrániť?

Určite by som vyžadoval istú odbornosť. Či už nejaké certifikáty alebo vzdelanie. Vedenie účtovníctva na Slovensku je voľnou živnosťou, čiže teoreticky ho môže robiť naozaj úplne ktokoľvek. Pýtal by som sa teda jednak na odbornosť, na skúsenosti a na referencie. Už tak možno viete odhaliť základné veci. A potom, či je ten človek inovatívny, či účtuje ako sa to robilo 20 rokov dozadu alebo používa digitálne riešenia, je v cloude, aby mal klient prístup k údajom, a tak ďalej. A neposledným kritériom je určite aj dostupnosť služieb. Týka sa to hlavne malých jednoosobových eseročiek alebo účtovníkov na živnosť, kde sa môže stať, že človek vypadne na týždeň v nejakom kritickom období a vtedy sa klient nedostane k tomu, čo potrebuje. A potom je klient ten, kto za to bude niesť zodpovednosť. Je dobré zvoliť si napríklad firmu, kde sú minimálne dvaja a toto riziko sa tak minimalizuje. A potom asi až čas ukáže, či je niekto dobrý alebo nie. Všetky chyby aj nejaké kontroly a pokuty sa dejú s pomerne veľkým časovým oneskorením. A keď už prídu, tak to už býva väčšinou neskoro, tam už ideme do sankcií, do penále, prípadne aj do nejakej trestnoprávnej zodpovednosti. Účtovník má poradiť živnostníkovi, že toto už je za čiarou a toto je ešte okej. Lebo aj keď dôjde ku kráteniu dane, tak je rozdiel, či ste to urobili úmyselne alebo či to len daňový úrad vyhodnotil inak. Keď robím napríklad administratívne služby a dám si do účtovníctva jachtu, tak je to krátenie dane. Ale keď robím administratívne služby a dám si tam dva notebooky a som tam sám a nejakým spôsobom zdôvodním, prečo ich mám dva, že jeden mám doma, jeden mám v práci, tak áno, daňový úrad to môže vyhodiť, ale asi ťažko vám preukáže úmysel. Ale pri tej jachte, tam je zjavné, že ste si uplatnili DPH, prípadne ste si to dali aj do nákladov spoločnosti. Takže aj toto by mal účtovník dokázať urobiť, poradiť živnostníkovi, že pozor, tu je nejaké riziko a okej, keď už ty ho na seba preberieš, tak potom je to na tvojej zodpovednosti.

Ako sa dá zlým účtovníkom vyhnúť? Dá sa poučiť len na vlastnej skúsenosti?

Žiaľ, asi áno. Okrem toho sú tu už spomínané referencie a potom to možno vieme zistiť aj z nejakých dobrých otázok. Často sa stane, že niečo chcete od účtovníka a on vám povie, že sa to nedá. Kolega napríklad spomínal, že jeho kamarát chcel registráciu DPH a dvaja účtovníci mu povedali, že v Bratislave DPH-čku nedostanete. No my robíme mesačne 20 registrácií na DPH a dá sa to, je tam obrovská úspešnosť, prakticky 100 %. Často sa stretávame s tým, že účtovník povie živnostníkovi, aby neprechádzal zo živnosti na s. r. o., lebo on ich napríklad neúčtuje alebo ich účtovať nevie. Podľa mňa ani neexistuje všeobecne platný návod, veľmi ťažko dokážete toto odhaliť pri akýchkoľvek otázkach. To by musel naozaj živnostník konfrontovať dvoch ľudí, a tak by možno niečo zistil. Takže toto je naozaj ťažké. A aj s tým, že ja tie skúsenosti mám, tak stále si nedovolím povedať, že toto by som sa spýtal.

Ďakujem veľmi pekne za podnetné informácie. Myslím si, že by sme to mohli uzavrieť tým, že napriek tomu, že profi účtovník môže byť nejaká finančná položka, určite nám vie veľmi veľa peňazí ušetriť aj nám veľmi pomôcť. Dúfam, že vám tieto informácie pomohli, že sa nebudete účtovníctva báť a že budete vedieť, kam sa obrátiť a kde hľadať pomoc.

www.tatrabanka.sk | Dialog: *1100 | Tatra banka a.s.
https://www.tatrabanka.sk/sk/business/ucty-platby/podnikatelsky-ucet-balikom-sluzieb/zivnostensky-ucet/ako-zvladnut-uctovnictvo-ako-zivnostnik/