Správny cash-flow Správny cash-flow

SMS s linkom na stiahnutie mobilnej aplikácie

Poslať linkDohodnúť stretnutie

Správny cash-flow,
zmluvy a práca so subdodávateľmi

V tejto časti seriálu SZČO? Skratky k lepšej živnosti sa budeme rozprávať s Gabom Belejom (GB), spoluzakladateľom Woolies, ktorý sa zameriava na merino oblečenie, a s Ľudom Frantom (LF), ktorý zastupuje moderné stolárske štúdio Ajnfach. Povieme si, ako nastaviť správny cash-flow, zmluvy a ako spolupracovať so subdodávateľmi. Preberieme si príbehy a skúsenosti a posnažíme sa aj ďalším malým podnikateľom a živnostníkom dať konkrétne odporúčania.

Ako vyzeral váš prvý rozpočet, na ktorý si spomínate a s ktorým sa možno spájajú aj nejaké zaujímavé zážitky alebo problémy?

ĽF: Keď sme začínali, boli sme iba maličká dielnička a začínalo to skôr ako hobby. Čiže rozpočet pri prvej väčšej zákazke bolo skôr také používanie sedliackeho rozumu. Hop alebo trop. Išli sme tak klasicky, čo sme sa naučili aj doma od rodičov, spočítať si vstupné náklady a potom, keďže zámerom podnikania je zarobiť, tak koľko chceme, aby nám zostalo. Vznikali nám aj rôzne prázdne miesta, ale na to sme prišli až po tom, ako sme začali realizovať zákazku a nábytok pre klienta. Postupne sme prišli na to, že je kopec parametrov, na ktoré sme zabudli. Tiež sme zabudli, že na montáže budeme musieť dochádzať a to nie jedenkrát, ale na viackrát, takže pri cash-flow sme mnohokrát pozabudli na dopravu, na diéty a podobné záležitosti či iné drobnosti, ktoré do toho vstupovali. Poučili sme sa, že si naozaj treba urobiť excelovú tabuľku, ktorú treba používať.

 

Gabo, u vás je to ako vo Woolies? Ako si spomínaš na vašu prvú kolekciu z merino oblečenia?

GB: U nás to bolo na začiatku možno viac o nadšení ako o vedomostiach a znalostiach. Ale neľutujem to. Tá myšlienka skrsla v hlave mojej manželky a švagrinej, nakúpili sme látky a začali šiť. Samozrejme, museli sme si nájsť vhodnú krajčírsku dielňu. To bol trošku problém, to nás trochu pribrzdilo, ale keď sme našli tých správnych, tak to už išlo. Bola to dlhšia cesta, ale bolo to fajn. Čo sa týka cash-flow, tak sme zistili, že vstupný materiál bol príliš drahý, takže k tomu sme museli nastaviť ďalšie veci. Ale poučili sme sa a ideme ďalej.

Ľudo, u vás je to ako s cash-flowom? Na začiatku boli chyby a ponaučenia z nich. Ako plánujete cash-flow teraz? A ako zákazky naceňujete?

ĽF: Hlavný rozdiel je v tom, keďže fungujeme približne tri a pol roka, že z hobby je aktuálne už normálna funkčná veľká dielňa. Keď sme začínali, tak sme sa snažili zariaďovať klientom kancelárie s tým, že do toho vstupovali nielen stolárske materiály a výrobky, ale aj voda, elektrina a takéto záležitosti, ktoré sme museli manažovať. A pri týchto prvých skúsenostiach sme sa poučili, že sme si mali vyselektovať tú jednu vec, ktorú naozaj chceme robiť. A teda tá u nás podstatná bola to, že máme radi masív a chceme robiť s masívom, čo je možno zároveň trošku diera na trhu. Slovákov treba masívu učiť, čo je tiež jeden z problémov. Takže keď je dielňa oveľa väčšia a sme zameraní konkrétne na túto vec, tak ten cash-flow je robený už profesionálne, reálne máme mesačné plánovanie a veľké tabuľky. Vieme, koľko stojí vstupný materiál, keďže robíme iba s vyselektovanou časťou materiálov. Či už je to železo, drevo, poprípade nejaké spotrebné veci, ktoré používame. Máme už presne stanovené ceny, ktoré máme dohodnuté s dodávateľmi. Ten progres trval, ale naučili sme sa, že to sú jednoducho vstupné ceny, ktoré do toho idú a potom nám vyjde exaktná suma, ktorá odzrkadľuje, ako je trh nastavený.

Keď sa pozrieme na fixné a variabilné náklady, ako je to u vás? Tie fixné náklady sú asi jasné, u vás je to masív, pomerne drahá surovina, a čo je tam potom ďalšie?

ĽF: Okrem toho vstupného materiálu, čiže suroviny, z ktorej sa to vyrába, sú tam aj ďalšie náklady, ktoré do toho vstupujú. Nájom, zamestnanci, zázemie pre zamestnancov, hygiena, ktorú musíme spĺňať. Ale vec, na ktorú sa na začiatku zabúda, je maloobjemové nakupovanie. To bola u nás veľká chyba, lebo ako dielňa rástla, tak kupovať veci v hobby marketoch nebolo správne. Nastavenie toho bol veľký boj. Na správne nastavenie cash-flow je nutné nájsť si menších dodávateľov a veľké objemy týchto vecí, čiže zásoby na minimálne tri mesiace, nakupovať od nich. Nie chodiť každý druhý deň do hobby marketu a kupovať skrutky alebo olej. Tam nám na začiatku vlastne utekali peniaze, čo sme sa ale už poučili a začali sme to robiť vo väčšom a lepšie a mať zásoby na sklade. Aby sme si mohli byť istí, že vždy, keď je nejaký proces olejovania alebo brúsenia, vždy je všetkého dostatok. Tam nastala zmena a prestali nám utekať peniaze preč.

Gabo, ako je to u vás s fixnými nákladmi? Sú u vás aktuálne?

GB: Tu mi napadá taký príjemný problém, že keď už sme začali rásť, tak zrazu sme zistili, že nemáme priestory a je to problém teraz niečo zohnať. Takže netreba na to zabúdať aj v predstihu, lebo čo keď sa začne dariť

Pri plánovaní sú kľúčoví subdodávatelia. Aké boli u vás prvé rokovania s nimi? Keď ste potrebovali prvý masív alebo prvú merino vlnu, ako to prebiehalo a ako ste si vyberali tých prvých subdodávateľov?

ĽF: Tu by som to trochu rozlišoval, lebo keď nakupujeme masív, čo je naša vstupná surovina, neberiem to ako subdodávateľa. Ale tiež bolo nutné nájsť si tú správnu pílu, ktorá dodáva určitú kvalitu vysušeného dreva. Tam sme začínali. Čo sa týka subdodávateľov, tak tí sú pre nás skôr v súvislosti s tým, že keď sme to chceli na začiatku nejako rozbehnúť, museli sme sa snažiť ľuďom dodávať ďalšie veci na zariadenie domácnosti. Pretože keď si niekto zariaďuje byt alebo domácnosť, nechce len jednu vec, ale väčšinou si chce zariadiť celý dom alebo byt. Nebude mať však všetko z masívu, lebo na to by si musel zobrať druhú alebo tretiu hypotéku. Tam sme sa teda snažili nájsť subdodávateľov, ktorí nám pomôžu zariadiť tú domácnosť. Čiže takých, ktorí sa zameriavajú na drevotriesku alebo ďalšie materiály. No a tam, aj keď sme videli nejakú ich prácu, tak sme si to museli s nimi vždy vyskúšať. Máme dvoch takýchto subdodávateľov, ktorých využijeme, keď treba. Podstatné bolo na začiatku nejsť s nimi do viacerých projektov, ale iba do jedného, vyskúšať si to a uvidieť výslednú kvalitu a hlavne časy, ktoré garantujú, či naozaj tak budú. Mám zásadu dodať veci o tri mesiace, aby klienti nemuseli čakať napríklad niekde aj šesť mesiacov. Čiže tí, ktorí nám vedia toto garantovať a naozaj to aj dodržia, tak s nimi chceme pracovať.

Gabo, u vás to bolo ako? Kto bol prvý dodávateľ merino vlny? A ako sa to postupne vyvíjalo?

GB: Tam sme to museli brať v malom, čiže tomu bola nastavená cena. Bolo to niekoľko metrov, niekoľko desiatok metrov. Dodávateľ merina ako materiálu je jeden z našich subdodávateľov. Ďalším dodávateľom v tom reťazci je vlastne krajčírska dielňa. Tam bol ďalší problém zo začiatku. Veľké krajčírske dielne vedeli a chceli s nami spolupracovať, ale s merinom niektorí nemajú skúsenosti. Je to veľmi poddajný a elastický materiál. Už pri strihaní nám naznačili, že nemajú záujem. Teraz našťastie máme dielňu, ktorá to zvláda perfektne. Máme ich niekoľko. Každý vie niečo iné, v niečom inom je dobrý a plánovanie s nimi je perfektné. Našťastie sa vieme vždy spoľahnúť, že keď sa dohodneme, že zákazka bude dodaná vtedy, tak oni nám volajú ešte deň pred tým, že už ide.

Ako to máte nastavené so subdodávateľmi a dodávateľmi, máte s nimi zmluvy alebo niekde v maile napísané, ako vám majú dodávať materiály a podobne?

ĽF: Ja to selektujem tak, že keď je to dodávateľ oleja alebo nejakého spotrebného materiálu, tak tam zmluvu neriešim. Poväčšine fungujú ako hodinky, lebo oni chcú hlavne predávať, keďže sú sprostredkovateľmi toho produktu. A tam, keď dodávka aj vypadne, viete celkom rýchlo nájsť niekoho ďalšieho. Podstatné je nepoužívať niečo, čo je nedostupné alebo ťažko kúpiteľné v tomto regióne. No a v prípade, keď už máme subdodávateľa na nejaké reálne produkty, na ktoré si dávame aj my svoj brand, tak tam sú dôležité tie naše hlavné podmienky, ktoré si vždy na začiatku dohadujeme, že nám musí garantovať čas odovzdania a výstupnú kvalitu. Čiže musí nám povedať napríklad aj to, odkiaľ nakupuje materiál, z ktorého to vyrába, či napríklad nábytok strieka, či nám vie toto všetko zabezpečiť. Úprimne mám rád, keď je to ten typ dodávateľa, že rovno povie nie, toto nerobíme a toto robíme, nie keď mi sľúbi, že všetko spraví, a nakoniec sa my popálime a vyzeráme zle pred naším klientom. Čiže základ nejakej zmluvy vždy máme s takýmto väčším dodávateľom, ktorý nám dodáva väčší objem produktov. Je to nutné, pretože klient sankcionuje nás, takže my to musíme potom ďalej vedieť posunúť.

Gabo, u vás je to so subdodávateľmi a dodávateľmi ako? Máte nejaké zmluvy alebo to máte vždy s dodávkami jasne dohodnuté? Ako to funguje?

GB: Subdodávatelia materiálov, ktorých máme, sú nám už známi, a keď potrebujeme objednať niečo ďalšie, tak objednávame to, čo bolo naposledy v takej istej kvalite, taký istý materiál, tých istých parametrov. A čo sa týka krajčírskych dielní, tam je to vždy iba na mailovej komunikácii. S jednou z flexibilných dielní dokonca komunikujeme cez WhatsApp. Je to o tom, že sa poznáme a funguje tam aj taká dôvera.

Či už ide o materiál alebo aj o výrobky, keď náhodou je nejaký problém, tak nikdy nebol problém s reklamáciou?

ĽF: Ja by som k tomu ešte dodal, že nikdy by nemala fungovať ústna dohoda. Všetko treba mať napísané, už stačí aj mail alebo aj WhatsApp, ale jednoducho všetko treba mať napísané, pretože u nás môže byť dodanie naozaj o dva, tri mesiace a už si nemusíte vôbec pamätať, ako to predtým bolo. Keď je to napísané, tak ste si istí, že máte dôkaz na to, aby ste si vydobyli svoju pravdu. To by som smeroval aj na stranu klientov, je nutné všetko im oznámiť čierne na bielom, a to isté aj od subdodávateľa.

Čiže priama otvorená komunikácia, keď hrozí nejaký problém, tak včas a dopredu o ňom komunikovať a mať to aspoň napísal v e-maile alebo WhatsAppe, nie je potreba nejakých veľkých zmlúv na začiatku. Keď sa zväčšujete, a zároveň aj objemy, ktoré nakupujete, ako máte nastavené ceny? Suma sa znižuje alebo treba potom opäť vyjednávať? Ako prebiehajú tieto rokovania?

GB: My sme boli žiaľ nepríjemne prekvapení, že keď sme skúšali dať si naceniť 10-násobok odberu, tak to už nebolo za polovičnú a dokonca ani za dvojtretinovú cenu. Materiál si teda drží svoju cenu a potom, keď už tam vchádzajú faktory ako certifikácia alebo tracking, alebo niečo podobné, tak je to ešte násobne drahšie. Áno, odbery sú tak, že keď si požiadame, že chceme viac, tak, samozrejme, nemôže nám povedať, že je to za tú istú cenu. Ale úspory, čo sa týka množstevných odberov, nie sú až také, ako si možno niekto myslí.

Ako je to v prípade dreva?

ĽF: U dodávateľa máme od začiatku dohodnutú vždy nejakú zľavu, pretože poväčšine všetci dodávatelia majú aj maloobchod, v ktorom majú nastavenú maloobchodnú cenu. A keďže medzi nami je iný vzťah, tak vždy je zľava. U mnohých dodávateľov sa treba registrovať, keď sa automaticky hneď robí predpoklad nejakého množstva, ktoré sa každý polrok prehodnocuje. To sú zasa podmienky subdodávateľov na nejaký spotrebný materiál. A keď my máme subdodávateľa na nejaký produkt, tak si to s ním na začiatku hneď dohadujeme. To je kvázi nejaké sprostredkovanie, u nás zostáva nejaká marža. A v prípade dreva je to tak, že záleží aj aká šarža alebo aký typ dreva sa odoberá a podľa toho sa vždy dohaduje aj na mieste zľava. Niekedy je to bez, niekedy je to s dosť výraznou zľavou. Je to podľa množstva, ale to nie je stanovené dopredu.

Poďme si ešte zaspomínať na nejaký nečakaný výdavok, variabilný alebo aj fixný, na ktorý ste zabudli a ktorý vás tak naozaj prekvapil, že na toto som mal teda myslieť. Bolo niečo také, že keď prišla faktúra alebo ste platili bloček, že ste si riadne búchali hlavu?

ĽF: Bol taký jeden, s ktorým sme nepočítali a bol dosť veľký. Teraz, keď sme sa presťahovali do našej novej haly, nakupovali sme stroj, dosť veľký, ktorý v konečnom dôsledku o nejakých 60 – 70 percent jeden proces urýchli. Len keď nám ten stroj doviezli a mali sme ho zapojiť, tak sme prišli na to, že ešte k nemu treba kompresor, inak to fungovať nebude. No a potom sme zistili, že vlastne naša nová hala nemá dostatočný príkon elektriny na to, aby ten stroj utiahla a keby sme ho zapojili, tak celý areál vypneme. Takže sme museli dosť investovať do toho, aby sme si dali spraviť frekvenčné meniče. Cez 3 500 EUR len do jednej novej skrine, ktorá nám zabezpečuje to, aby naraz vedel ísť aj tento stroj aj všetky zvyšné. To som si búchal dlho hlavu, ale zvládli sme. Ale s tým som nepočítal, že bude nutné na naše náklady prerábať elektrické rozvody.

GB: No u nás to bol našťastie len ten príjemný problém, keď už sme sa tak rozbehli a mali sme toho tak veľa, že sme sa museli presúvať do nových priestorov. Ale spolu s tým ide aj to, že keby mi niekto pred rokom, rokom a pol povedal, koľko budeme vynakladať na prezentácie a reklamu, tak by som tomu neveril. Je to potrebné, pretože tie produkty, ako nám niekto povedal, že ľudia sa o to nezaujímajú, to sa samé predávať nebude. Treba si primeraným spôsobom vyčleniť nejaké peniaze na to, aby človek o sebe dal vedieť, na prezentáciu.

Čo vám pomáha u inovácií v biznise? Čo máte v mobile a cez čo komunikujete, aby ten biznis išiel hladko?

ĽF: Keďže ja som začal v IT sektore, kde som 10 rokov fungoval v IT firme, tak chcem digitalizáciu aj v tomto procese. Máme to tak podelené na dve časti od dohody po dodanie ku klientovi. Dohadovacia časť, keď sa dohaduje obchod, kreslí sa to a uzatvára sa zmluva s klientom, a potom je to výroba, odovzdanie a prípadne montáž. Zatiaľ sa mi podarilo zdigitalizovať tú prvú časť, teda tú, ktorú ja riešim, lebo je komplikovanejšie dostať tú digitálnosť medzi chalanov, kde som rád, že vypisujú všetky papiere, čo majú. Ale aj na to príde, povedal som si, že do roka to musíme dať. Ale v tej prvej časti tej digitálnej, keďže to bolo neúnosné, čo všetko chodilo zo všetkých strán, nejaké dopyty, tak som to potreboval združiť na jednom mieste, takže tam sme zaviedli CRM Tam si strážim celý predajný proces, od prvotnej komunikácie s klientom. Je to napárované na e-mail, čiže odtiaľ mi všetky dopyty vedia prísť a ja si to už potom rozdelím v čase, celú komunikáciu. Vždy mi to vie odtrackovať, koľko trval ten predajný proces, takže to sú ďalšie dáta.
Pre mňa sú dáta veľmi podstatné, takže sa vieme rozhodovať, ako veci plánovať, čiže to veľmi ovplyvňuje cash-flow a viete si tam aj zvoliť, aké dáta sú pre vás podstatné a potom ich systém vie spracovávať a vyhodnocovať. Čiže viem presne koľko stojí zákazka s a bez DPH, plus koľko je montáž a tak ďalej. A presne, ako je to rozdelené v jednotlivých častiach toho predajného procesu, tak presne viem, či už som ten obchod urobil, koľko peňazí za to napríklad bude a vieme na základe toho plánovať. Faktúry si riešia naše účtovníčky vo svojich účtovných programoch. To sú asi tie základné veci. Je veľmi veľa softvérov, ktoré vedia riadiť celú výrobnú prevádzku, od skladu cez fakturáciu, CRM, riadenie produktových listov a výroby, kde sa všetko nachádza, len všeobecne tam ide 200, 300 EUR mesačne len za ten jeden softvér. Čiže to si na začiatku pri veľkosti dielne treba zvážiť, či sa nejaké náklady nedajú eliminovať Excelom.

GB: My tým, že nie sme výrobná spoločnosť, tak nemusíme to mať také sofistikované, aj keď asi sa tomu časom nevyhneme. Ale dávame zamestnanie ďalším krajčírskym dielňam, tak preto. Čo sa týka nejakých analýz, hlavne internetových na webe, tak na to máme externú spoločnosť. Základ je Excel a dobrý fakturačný systém.

Dúfame, že sme vám poskytli dostatok užitočných informácií, ktoré pomôžu vášmu podnikaniu. Ak sa vám článok páčil, môžete ho posunúť svojim známym a ďalším podnikateľom a živnostníkom.

www.tatrabanka.sk | Dialog: *1100 | Tatra banka a.s.
https://www.tatrabanka.sk/sk/business/ucty-platby/podnikatelsky-ucet-balikom-sluzieb/zivnostensky-ucet/spravny-cash-flow/