Správa dokladov — digitálny komfort do vrecka 

E-faktúra je elektronická faktúra v štruktúrovanej dátovej podobe (nepôjde o PDF, ale o štruktúrovaný XML súbor vo formáte Peppol BIS 3.0.), ktorá umožňuje automatizované spracovanie informačnými a účtovnými systémami. Na rozdiel od bežných PDF dokumentov má presne definovanú štruktúru údajov, vďaka ktorej ju dokáže systém automaticky skontrolovať, načítať a ďalej spracovať bez potreby manuálneho prepisovania údajov.

E-faktúru je zároveň možné zobraziť aj v podobe zrozumiteľnej pre človeka, napríklad ako PDF náhľad. Samotný PDF dokument však nie je štruktúrovanou e-faktúrou.

Pre koho zákon platí

Povinná e-fakturácia sa od 1. januára 2027 bude vzťahovať najmä na zákonom určené tuzemské transakcie medzi podnikateľmi a inými subjektmi, teda najmä na transakcie B2B a B2G.

Rozsah povinností závisí od toho, či je podnikateľ platiteľom DPH, neplatiteľom DPH alebo iným subjektom, ktorý musí byť schopný e-faktúry prijímať.

Bežná PDF faktúra zaslaná e-mailom nebude pri transakciách podliehajúcich povinnej e-fakturácii postačovať.

Kto musí e-faktúru vystavovať?

• Povinnosť vystavovať e-faktúry budú mať platitelia DPH pri zákonom určených tuzemských dodaniach tovarov a služieb, ako aj pri prijatí platby pred dodaním, ak zákon vyžaduje vyhotovenie faktúry.
• Ak je podnikateľ platiteľom DPH a uskutočňuje transakciu, na ktorú sa povinná e-fakturácia vzťahuje, od 1. januára 2027 vystaví a odošle štruktúrovanú e-faktúru.

Kto musí e-faktúru prijímať?

• Povinnosť prijímať e-faktúry je stanovená širšie ako povinnosť ich vystavovať.
• E-faktúry musia vedieť prijímať osoby, ktorým je platiteľ DPH povinný e-faktúru vyhotoviť. Ide najmä o tuzemské zdaniteľné osoby a právnické osoby, napríklad platiteľov aj neplatiteľov DPH, živnostníkov, obchodné spoločnosti, osoby vykonávajúce slobodné povolania, neziskové organizácie či obce.
• Aj keď podnikateľ nemá povinnosť e-faktúry vystavovať, môže mať povinnosť zabezpečiť ich prijímanie.

Povinná e-fakturácia sa v prvej fáze od 1. januára 2027 vzťahuje na zákonom určené tuzemské transakcie. Jej rozšírenie na vybrané cezhraničné transakcie sa očakáva od 1. júla 2030. Zákon zároveň stanovuje konkrétne prípady a plnenia, na ktoré sa povinnosť nemusí vzťahovať.

Na vystavovanie, odosielanie a prijímanie e-faktúr budete potrebovať riešenie, ktoré podporuje zákonom požadovaný štruktúrovaný elektronický formát a komunikáciu s digitálnym poštárom. Nemusí však ísť nevyhnutne o nový ani samostatný fakturačný softvér.

E-faktúry môžete spracúvať prostredníctvom kompatibilného účtovného alebo fakturačného programu, prípadne cez webovú či mobilnú aplikáciu digitálneho poštára. Overte si preto u dodávateľa svojho súčasného systému, či bude e-faktúru podporovať.

Faktúra vytvorená iba vo Worde alebo Exceli a odoslaná ako PDF nebude pri transakciách podliehajúcich povinnej e-fakturácii postačovať, pretože nejde o štruktúrovanú e-faktúru.

Klienti Tatra banky môžu na prácu s e-faktúrami využiť aj službu Správa dokladov v spojení s aktivovaným Doklado Poštárom. Dostupnosť funkcií a prípadné poplatky sa riadia aktuálnymi podmienkami služby.

Digitálny poštár je bežné označenie certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby. Zabezpečuje bezpečné odosielanie a prijímanie e-faktúr medzi dodávateľom a odberateľom a poskytuje informácie o stave ich doručenia.

Digitálny poštár nenahrádza účtovníctvo ani fakturačný softvér. Zabezpečuje predovšetkým doručenie štruktúrovanej e-faktúry medzi zapojenými subjektmi. Jeho služby však môžu byť prepojené s účtovným alebo fakturačným systémom, prípadne dostupné cez samostatnú webovú či mobilnú aplikáciu.

S príchodom povinnej e-fakturácie už pri vybraných transakciách nebude stačiť faktúru iba vytlačiť alebo poslať e-mailom vo formáte PDF. Podnikateľ bude potrebovať riešenie, ktoré mu umožní e-faktúry:

• prijímať,
• odosielať,
• sledovať ich doručenie a stav spracovania,
• sprístupniť účtovníkovi alebo účtovnému systému,
• uchovávať v súlade so zákonnými požiadavkami.

Digitálny poštár zabezpečí, že e-faktúra bude bezpečne doručená správnemu príjemcovi v požadovanom štruktúrovanom formáte a pripravená na ďalšie spracovanie v účtovníctve.
 

Pri výbere digitálneho poštára si overte, či ide o certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby alebo jeho oficiálneho sprostredkovateľa, ktorý je uvedený v zozname na portáli Finančnej správy.

Ako prebieha výber digitálneho poštára?

Pre využívanie e-fakturácie je potrebné zvoliť si certifikovaného e-poštára. Pozrite si jednoduchý postup, ako ho vybrať a aktivovať.

Ako prebieha výber digitálneho poštára?

Pre využívanie e-fakturácie je potrebné zvoliť si certifikovaného e-poštára. Pozrite si jednoduchý postup, ako ho vybrať a aktivovať.

Prihláste sa do aplikácie Finančnej správy

Na stránke pre výber e-poštára sa prihláste pomocou svojho účtu na Portáli finančnej správy.

Vyberte si e-poštára

V zozname certifikovaných poskytovateľov vyhľadajte e-poštára, prostredníctvom ktorého budete prijímať a odosielať e-faktúry. Pred pokračovaním si môžete overiť jeho kontaktné a identifikačné údaje.

Skontrolujte údaje poskytovateľa

Pred pokračovaním si overte zobrazené informácie o vybranom poskytovateľovi a sprostredkovateľovi. Ak vám výber vyhovuje, pokračujte ďalej.

Vyberte firmu alebo živnosť

Zvoľte podnikateľský subjekt, pre ktorý chcete zabezpečiť e-fakturáciu. Pokračovať je možné len pri subjekte s prideleným DIČ.

Doplňte kontaktné údaje

Zadajte e-mailovú adresu a telefónne číslo. Tieto údaje budú slúžiť na komunikáciu a notifikácie súvisiace s e-fakturáciou.

Potvrďte zdieľanie údajov

Udeľte súhlas na poskytnutie údajov vašej firmy vybranému e-postárovi. Bez tohto súhlasu nie je možné dokončiť registráciu.

Skontrolujte údaje a odošlite žiadosť

Pred odoslaním si skontrolujte všetky údaje. Po potvrdení bude žiadosť odoslaná a o úspešnom spracovaní dostanete potvrdenie.

Hotovo, váš výber je dokončený.

Skontrolujte všetky údaje a odošlite žiadosť. Po jej úspešnom odoslaní bude váš výber e-postára zaevidovaný a o ďalších krokoch budete informovaní prostredníctvom Finančnej správy.

Prečo si vybrať Doklado Poštára?

Doklado Poštár je súčasťou riešenia e-faktúry a v spojení so službou Správa dokladov prináša jednoduché prepojenie faktúr, dokladov a platieb na jednom mieste.

• Jednoduché a bezplatné splnenie legislatívnej povinnosti
• Prepojenie so Správou dokladov v aplikácii Tatra banka
• Automatické prepojenie dokladov s platbami
• Jednoduchšia spolupráca s účtovníkom
• Prehľad o podnikaní v reálnom čase

Vybrať si môžete akéhokoľvek certifikovaného poskytovateľa. Ak si však vyberiete iného poštára ako Doklado, e-Faktúry vám síce budú chodiť, ale nebudú automaticky dostupné v službe Správa dokladov, nebudete vedieť vystavovať e-Faktúry priamo v mobilnej aplikácii Tatra banka, e-Faktúry nebudú prepojené s vašimi platbami a účtovník k nim nebude mať prístup v reálnom čase. Ideálnym riešením je preto vybrať si Doklado ako svojho poštára pre prijímanie aj odosielanie e-Faktúr. Všetko - doklady, faktúry, platby aj spolupráca s účtovníkom - budete mať na jednom mieste, priamo v aplikácii Tatra banka.

Áno, podnikateľ môže využívať služby viacerých digitálnych poštárov, napríklad ak používa viacero účtovných alebo fakturačných systémov. Je však dôležité mať jednoznačne nastavené, ktorý digitálny poštár zabezpečuje prijímanie e-faktúr pre konkrétnu firmu alebo identifikátor a cez ktorého sa jednotlivé e-faktúry odosielajú.

Pred výberom viacerých poskytovateľov si preto overte technické možnosti, pravidlá doručovania, ceny a spôsob prepojenia s vašimi systémami. Vo väčšine prípadov postačuje jeden digitálny poštár, ktorý pokryje prijímanie aj odosielanie e-faktúr.

Áno. Aktiváciou služby Správa dokladov získate riešenie pripravené na prácu s e-faktúrami. Na ich prijímanie a odosielanie je potrebné aktivovať si aj Doklado Poštára, ku ktorému získate prístup prostredníctvom služby Správa dokladov v aplikácii Tatra banka.

Prostredníctvom služby Správa dokladov od Tatra banky môžete mesačne spracovať až 70 dokladov vrátane e-faktúr bez poplatku. Po prekročení tohto limitu sa ďalšie doklady účtujú podľa aktuálneho cenníka partnera Doklado.

Áno. Pred odoslaním môžete návrh faktúry alebo jej PDF náhľad sprístupniť účtovníkovi na kontrolu. Ak používate službu Správa dokladov, účtovník môže mať k dokladom prístup priamo v systéme, takže ich nemusíte posielať e-mailom.

Dôležité je vykonať kontrolu ešte pred odoslaním e-faktúry odberateľovi. Po jej odoslaní už faktúru spravidla nie je možné jednoducho upraviť. Prípadné chyby sa riešia príslušným opravným dokladom, napríklad dobropisom alebo stornom.

Áno, faktúru alebo jej PDF náhľad budete môcť poslať e-mailom aj po 1. januári 2027. Ak však pôjde o transakciu, na ktorú sa vzťahuje povinná e-fakturácia, samotné odoslanie PDF dokumentu e-mailom nebude postačovať.

Faktúra musí byť vyhotovená v predpísanom štruktúrovanom elektronickom formáte a riadne doručená odberateľovi prostredníctvom digitálneho poštára, prípadne iným zákonom povoleným spôsobom. PDF môže zostať čitateľným náhľadom alebo prílohou, ale nenahrádza štruktúrovanú e-faktúru.

Pri faktúrach, na ktoré sa povinná e-fakturácia nevzťahuje, napríklad pri fakturácii spotrebiteľom, bude možné naďalej používať doterajšie spôsoby doručovania.

Ikony a farby pri e-faktúre umožňujú rýchlo rozpoznať jej aktuálny stav. Rozhodujúci je však vždy názov stavu zobrazený pri konkrétnej e-faktúre:

• Odoslať: e-faktúra bola vytvorená, ale ešte nebola odoslaná odberateľovi.
• Čaká na potvrdenie: e-faktúra bola odoslaná, systém však ešte nemá potvrdené jej prijatie na strane odberateľa.
• Odoslaná: e-faktúra bola úspešne prijatá digitálnym poštárom odberateľa.
• Nedoručená: pri doručovaní nastala chyba a e-faktúra nebola úspešne doručená.
• Neodoslaná: e-faktúra nebola odoslaná v stanovenej lehote.

Kliknutím na ikonu alebo názov stavu sa zobrazia podrobnosti, napríklad údaje o odberateľovi, história odosielania, potvrdenie o prijatí alebo informácia o vzniknutej chybe.

Ak vám po 1. januári 2027 príde faktúra iba vo formáte PDF, najskôr si overte, či ide o tuzemskú transakciu, na ktorú sa vzťahuje povinná e-fakturácia. Ak áno, samotný PDF dokument nie je štruktúrovanou e-faktúrou. Požiadajte preto dodávateľa o riadne doručenie faktúry v predpísanom štruktúrovanom elektronickom formáte prostredníctvom digitálneho poštára.

Odporúčaný postup:

1. Skontrolujte faktúru u svojho digitálneho poštára, či vám nebola riadna e-faktúra doručená zároveň s PDF náhľadom.
2. Ak ste dostali iba PDF, kontaktujte dodávateľa a požiadajte ho o riadne doručenie štruktúrovanej e-faktúry.
3. PDF si môžete ponechať ako čitateľný náhľad, ale pri transakcii podliehajúcej povinnej e-fakturácii nenahrádza štruktúrovanú e-faktúru.
4. O situácii informujte svoju účtovníčku alebo účtovníka a ďalší postup zvoľte podľa okolností konkrétnej transakcie a interných účtovných pravidiel.

E-faktúry je potrebné uchovávať desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. E-faktúra sa uchováva v pôvodnom štruktúrovanom elektronickom formáte. Počas celej lehoty musí byť zabezpečená vierohodnosť jej pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť. Samotné uloženie PDF náhľadu nenahrádza uchovanie pôvodnej e-faktúry.

So službou Správa dokladov máte e-faktúry bezpečne archivované počas desiatich rokov v súlade so zákonnými požiadavkami.

Za nesplnenie povinností súvisiacich s e-fakturáciou môže daňový úrad uložiť sankciu. Za porušenie oznamovacej povinnosti voči Finančnej správe môže byť uložená pokuta do výšky 10 000 eur, pri opakovanom porušení až do výšky 100 000 eur. Ide o maximálne hranice, nie o automaticky ukladané sumy. Pri určovaní konkrétnej výšky pokuty sa posudzuje závažnosť, trvanie a okolnosti porušenia.

Medzi sankcionované porušenia oznamovacej povinnosti patrí najmä:

• neoznámenie zákonom požadovaných údajov Finančnej správe,
• oneskorené oznámenie údajov,
• oznámenie neúplných alebo nesprávnych údajov,
• opakované porušovanie oznamovacej povinnosti.

Vystavenie iba PDF dokumentu namiesto povinnej štruktúrovanej e-faktúry alebo nezabezpečenie jej riadneho doručenia môže znamenať, že podnikateľ nesplnil zákonom stanovené povinnosti a súvisiace údaje neboli riadne oznámené. Samotné zaslanie PDF e-mailom preto pri transakcii podliehajúcej povinnej e-fakturácii nestačí.

Pokuta sa neuloží pri zrejmom omyle alebo pri preukázateľnej technickej poruche na strane certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby, ak sú údaje oznámené bezodkladne po odstránení poruchy. Podnikateľ však musí vedieť okolnosti poruchy preukázať.

Za výber digitálneho poštára zodpovedá podnikateľ alebo organizácia, ktorej sa e-fakturácia týka. Výber však nemusí vykonať výlučne konateľ. Môže ho uskutočniť aj účtovník alebo iná oprávnená osoba, ktorá má potrebné oprávnenie konať za klienta na portáli Finančnej správy.

Ak klient nemá prístup na portál Finančnej správy, môže do výberu zapojiť účtovníka so splnomocnením. Pri výbere Doklado Poštára dostane účtovník e-mail s inštrukciami a proces dokončí za klienta prostredníctvom portálu Finančnej správy.

Pri výbere digitálneho poštára zohľadnite najmä:

• účtovný alebo fakturačný systém, ktorý klient používa,
• možnosti prepojenia digitálneho poštára s účtovným systémom,
• počet prijímaných a vystavovaných faktúr,
• spôsob spracovania a exportu dokladov,
• prístup účtovníka a možnosti práce s viacerými klientmi,
• možnosti automatizácie, párovania platieb a archivácie,
• cenu služby, používateľskú podporu a podmienky zmeny poskytovateľa.

Najskôr si overte, s ktorými digitálnymi poštármi bude účtovný systém prepojený. Ak klient účtovný alebo fakturačný softvér nemá, vhodným riešením môže byť digitálny poštár s vlastnou webovou alebo mobilnou aplikáciou. Vyberať treba zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov a ich sprostredkovateľov na portáli Finančnej správy.

Áno. Elektronickú fakturáciu je možné využívať dobrovoľne už počas roka 2026. Účtovníci a ich klienti si tak môžu vopred overiť celý proces, od vystavenia a odoslania e-faktúry až po jej prijatie, spracovanie a export do účtovného systému.

Na testovanie reálneho doručenia musia byť na elektronickú výmenu pripravené obe strany a klient musí mať aktívneho digitálneho poštára. Pri práci v Doklado je na odosielanie a prijímanie potrebné aktivovať Doklado Poštára.

Nie nevyhnutne. Najskôr si u dodávateľa účtovného systému overte, či pripravuje podporu e-faktúr a prepojenie s digitálnym poštárom.

Ak systém e-faktúry podporovať nebude, klient môže e-faktúry prijímať a odosielať cez webovú alebo mobilnú aplikáciu digitálneho poštára a následne ich exportovať do účtovného systému. Ďalšou možnosťou je integračné riešenie alebo prechod na systém, ktorý dokáže štruktúrované e-faktúry automaticky spracovať.

Klienti Tatra banky môžu e-faktúry vybavovať prostredníctvom služby Správa dokladov v spojení s aktívnym Doklado Poštárom, a preto nemusia automaticky meniť svoj aktuálny účtovný softvér.

Nie. Na prácu s dokladmi a e-faktúrami nepotrebujete prihlasovacie údaje klienta ani prístup do jeho internet bankingu.

Klient vás pozve do webovej aplikácie Doklado a pridelí vám rolu účtovníka. Následne získate prístup k dokladom a údajom potrebným na ich účtovné spracovanie v rozsahu oprávnení nastavených klientom.

Firemný klienti Tatra banky s aktívnou službou Správa dokladov využívajú prepojenie dokladov s bankovými pohybmi, a teda v aplikácii môžete pracovať aj s údajmi sprístupnenými na párovanie dokladov a platieb. Nejde však o prístup k podnikateľskému účtu ani o oprávnenie vykonávať bankové operácie v mene klienta. Účtovník nemusí mať aplikáciu Tatra banka a nemusí byť ani klientom banky.

Ak má klient aktívneho Doklado Poštára a pridelil vám v aplikácii rolu účtovníka, prijatá e-faktúra sa po úspešnom doručení automaticky zobrazí pri príslušnej firme vo webovej aplikácii Doklado.

Nemusíte čakať, kým vám klient faktúru odošle e-mailom alebo ju manuálne nahrá. V aplikácii uvidíte údaje potrebné na spracovanie faktúry, napríklad dodávateľa, sumu a dátum splatnosti. Dostupnosť konkrétnych údajov a funkcií závisí od pridelenej roly a nastavených oprávnení.

Prijatá e-faktúra bude po doručení digitálnym poštárom automaticky dostupná v systéme klienta. Ak klient využíva službu Správa dokladov a účtovník má pridelený prístup, e-faktúru uvidia obe strany bez potreby posielania PDF dokumentov e-mailom.

Účtovník môže faktúru skontrolovať, doplniť potrebné účtovné údaje a pripraviť ju na ďalšie spracovanie alebo export do účtovného programu. Klient môže mať v službe prehľad o stave dokladu, jeho splatnosti a spárovaní s platbou.

Úhradu faktúry vykonáva klient alebo iná oprávnená osoba. Služba Správa dokladov umožňuje rýchlu úhradu faktúry v mobilnej aplikácii Tatra banka.

E-faktúry je potrebné uchovávať desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. E-faktúra sa uchováva v pôvodnom štruktúrovanom elektronickom formáte. Počas celej lehoty musí byť zabezpečená vierohodnosť jej pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť.

Samotné uloženie PDF náhľadu nenahrádza uchovanie pôvodnej štruktúrovanej e-faktúry.

So službou Správa dokladov má klient e-faktúry bezpečne uložené v digitálnom archíve počas desiatich rokov, čo mu pomáha splniť zákonné požiadavky na ich uchovávanie. Podnikateľ však naďalej zodpovedá za splnenie svojich zákonných archivačných povinností.